Arbeidsplass

Slik håndterer vellykkede team samarbeid når de ikke sitter sammen

God teknologi er viktig. Men det som virkelig avgjør hvor effektiv og kreativ virksomheten din blir når de fleste sitter på hjemmekontor – er to menneskelige aspekter.

Morgenmøte i Teams. Hele gruppen var på plass. Sjefen var en potet. Noen var litt slitne. En vanlig mandag, rett og slett.

– Stopp! Spol tilbake!

– En potet?

Lizet Ocampo, direktør for organisasjonen People For the American Way, var ikke helt seg selv den mandagen våren 2020. Uken før hadde hun deltatt i virtuell "happy hour" for latinamerikanske ledere. Hun hadde prøvd å laste ned et morsomt filter, men det hadde hengt seg opp. Den ble aldri aktivert. Trodde hun. Faktisk fungerte filteret utmerket, bare altfor sent. Ansiktet hennes hadde nå blitt til en potet i Teams. Med Lizets øyne og munn som beveget seg.

– Jeg klarte ikke å få tilbake det vanlige kameraet, så jeg var bare en potet gjennom hele møtet, forteller hun i podkasten til organisasjonspsykolog Adam Grant, Worklife.

De klarte å gjennomføre møtet. Ingen døde av latter. Etter møtet la en av de ansatte ut et bilde på Twitter. Lizet gikk raskt viralt. Hun ble #PotatoBoss for hele verden. Venner og andre organisasjoner begynte å ta kontakt og spørre om PotatoBoss kunne gjøre gjesteopptredener i møtene deres.

Kjenner du virkelig kollegaene dine?

Historien om Lizet Ocampos filterfadese er ikke bare en morsom anekdote. Det er et eksempel på noe som er veldig viktig i en tid med mye hjemmekontorarbeid – nemlig felles forståelse.

Martine Haas, lederprofessor ved Wharton i USA, har i sin forskning identifisert to nøkler til godt samarbeid: felles forståelse og felles identitet. Disse er enda viktigere når vi jobber på avstand fra hverandre. Martine forklarer dette vanligvis som et isfjell. Den lille toppen vi ser over overflaten består av utfordringer som teknologi, hierarki, språk og tidssoner. Den store delen under overflaten er felles forståelse og felles identitet.

Hvis du ikke kjenner kollegaene dine, kan du lage deg urettferdige forestillinger om dem.

Martine Haas, management professor, Wharton.

– Felles forståelse handler om at alle har en riktig oppfatning av hverandre. Ikke bare om hva vi gjør, men også om hvem vi er. Vi forstår hverandres kontekst. Hvordan ser det ut der vi jobber? Har noen et lite barn eller en hund? Hvis du ikke vet litt om livet til kollegaene dine, kan du lage deg urettferdige forestillinger om dem. Antagelser du ikke ville gjort hvis dere traff hverandre på kontoret hver dag, sier Martine Haas i Worklife.

Er sjefen useriøs eller jovial?

Adam Grant fortsetter med å beskrive det slik at "du vet at du har oppnådd en god felles forståelse når kollegaen din gjør noe som er vanskelig for andre å forstå, mens du skjønner det med en gang."

For eksempel at prosjektlederen som setter lederen i kopifeltet på en e-post, ikke gjør det for å kritisere teamet, men fordi hun vil at ledelsen skal se teamets gode arbeid. Eller at fyren i økonomiavdelingen ikke logger ut klokka tre fordi han er lat, men fordi han tar seg av den syke moren sin. Eller at sjefen ikke er en potet fordi hun er useriøs – men fordi hun sitter fast i et filter og har selvironi nok til å by på seg selv. Teamet har en felles forståelse – eller det som også kalles psychological safety – som ikke bare tillater poteter. Det gjør at teamet setter pris på og oppmuntrer dem.

Å jobbe hjemmefra er en ferdighet

Anna Schober er fasilitator og agil coach i sitt eget konsulentfirma Let’s Get Out:

– Det sies ofte at vellykket samarbeid på avstand handler 20 prosent om verktøyene og 80 prosent om bedriftskulturen. Det kan selvfølgelig variere, men i bunn og grunn er det sant, sier hun og fortsetter:

– Så hva er kultur? Vel, det er en samling av levende relasjoner som jobber mot et felles mål. Den består av for det meste usynlige ting som felles oppfatninger, normer, uskrevne regler, atferd og følelser.

Du må lære å jobbe fra hjemmekontor. Det er en ferdighet.

Sofia Sunder, Head of People Experience, Dustin.

Sofia Sunder, Head of People Experience på Dustin,er inne på det samme. Hun mener at selskapene som hadde en god bedriftskultur før koronapandemien, har et forsprang. Samtidig er det ikke så enkelt som bare å flytte kulturen fra kontoret til hjemmene.

– Det er en stor forskjell. Man trenger å lære seg å jobbe fra hjemmekontor. Det er en ferdighet. Det er akkurat som med digitalisering. Det handler ikke bare om å gjøre ting digitalt, det handler om å jobbe på en helt ny måte.

De fleste av oss er nybegynnere

Det er lett å undervurdere forskjellen, ifølge Sofia. Vi må forstå at de aller fleste av oss er nybegynnere. Hva gjør du når du ikke orker å ha videomøter hele dagen? Bør du ha maksimalt 30-minutters møter? Eller en møtefri dag?

– Samarbeid er ikke bare teknologi. Nå må vi planlegge for det uplanlagte. Samle personer fra forskjellige avdelinger og bygge nettverk internt. Prøv for eksempel å ha walk'n'talks med folk i bedriften som bor fysisk i nærheten av deg, uansett hvor i bedriften de jobber. Digitale kaffepauser er viktig. Et møte der det ikke stilles noen forventninger. Ingen problemer som skal løses. Vi er ikke der ennå.

På bloggen sin lister Anna Schober opp noen spørsmål som kan være bra å stille til teamet. Ting som kan øke den felles forståelsen og samarbeidet:

  • Hvilke kommunikasjonsverktøy gjør deg produktiv?
  • Hva er ditt største hinder for å kunne fokusere og få jobben gjort?
  • Når er du ikke tilgjengelig for samhandling?
  • Hvordan foretrekker du å få og gi tilbakemelding?

– Det er lettere å samarbeide når man forstår hverandres behov og måter å jobbe på, sier hun.

Produktiv pep i stedet for pizza

Hva er den andre nøkkelen til Martine Haas? Felles identitet. Det handler om følelesen av at alle jobber sammen, mot samme mål. Lagånd, rett og slett.

Ellers er det lett å havne i en "oss mot dem"-felle. Vi jobber hardt, men de der borte er late og kommer ikke til rett tid. Vi vet ikke hva de driver med. “Psykologisk distansering er en grunnleggende menneskelig prosess”, sier Martine.

I podkasten sin snakker Adam Grant om en undersøkelse hos et flyselskap. Der kunne de se hvor effektivt et team var bare ved å lytte til de første 15 minuttene av morgenmøtet. De var i stand til å avgjøre hvor punktlig laget var og hvor effektivt de brukte drivstoffet.

Formidle videre kundenes tilbakemeldinger om hvorfor teamets arbeid er viktigere enn noensinne.

Adam Grant, organisationspsykolog.

De effektive teamene hadde mer toveiskommunikasjon. Kapteinene brukte mer tid på å inkludere de ansatte og lytte til dem. De oppfordret også ansatte til å snakke med hverandre om oppgavene. De skapte en felles identitet ved å snakke om alle som "vi". Ikke bare flybesetningen, men også vedlikeholdsarbeiderne og de som jobbet på flyplassen. Selv de ansatte i kontrolltårnet, som de sjelden møtte, ble inkludert. De så på seg selv som et stort lag med et felles mål.

I de ineffektive teamene snakket pilotene om seg selv som "vi" og alle andre som "de".

– Derfor er det viktig å ha et veldig klart overordnet mål. Dette tenker man ikke alltid på, men driver i stedet teambuilding med aktiviteter som "si favorittingrediensen din på en pizza". Men vi samarbeider bedre når vi har et felles mål og eget ansvar. En måte å styrke denne følelsen på er for eksempel å videreformidle tilbakemeldinger fra kunder om hvorfor teamets arbeid er viktigere enn noen gang, sier Adam Grant i Worklife.

Sofia Sunder ser en mulighet i våre ustøe skritt. At vi kan benytte anledningen til å styrke vår felles identitet ved å være nybegynnere sammen.

– Det kommer hele tiden nye verktøy for samarbeid og kreativitet også når teamet ikke sitter på samme sted. Det er viktig at vi har tryggheten til å prøve ut disse sammen. Jøss, hva gjør du? Nå zoomet jeg tilfeldigvis ut... Hvor er min digitale post-it, den forsvant? Det er også en måte å komme nærmere hverandre på.

Og hvis du synes denne artikkelen var litt intens, kan du starte med det enkleste og viktigste.

– Start alle møter med å spørre “hvordan har dere det?”

Les om tjenestene våre for bedre samarbeid på avstand.

Sjekkliste for bedre samarbeid fra hjemmekontorene:

  • Bruk tid på å bli kjent med hverandre når dere starter samarbeidet. Og finn ut hvordan folk liker å jobbe.
  • Ha tydelige mål.
  • Ha regelmessige møter.
  • Unngå og motarbeid stereotyper.
  • Vær inkluderende.
  • Slå på video i møter.
  • Virtuelle visninger av hjemmet for kolleger kan skape fellesskap. Men det må være tydelig at det er helt frivillig, for det passer ikke for alle.
  • Planlegg uformelle møter. Digital kaffepause.
  • Feir og del suksesser.
  • Møtes fysisk regelmessig.
  • Vær ekstra oppmerksom på de ansattes trivsel. Hjemmearbeid kan være ensomt.
  • Ta hensyn til medarbeidernes andre oppdrag eller begrensninger. Konteksten deres.
  • Spør regelmessig om andres synspunkter i videomøter. Slik at alle blir hørt.
  • Inviter til å komme med andre meninger. Ha mangfold i diskusjonen.

Kunsten å lede på avstand

Last ned vårt whitepaper og lær mer.

Tekst: Robert Långström

Sist oppdatert: 1 juli 2022

Tagger